Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 21 czerwca 2026 r.

1.Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak są one wykorzystywane, jest operator serwisu NajwyższyZwrot.pl:

2.Kontakt w sprawie danych

We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych i realizacji praw możesz się z nami skontaktować:

• e-mailem: biuro@najwyzszyzwrot.pl
• telefonicznie: 32 307 47 37
• pisemnie: na adres siedziby Administratora wskazany w sekcji 1.

3.Jakie dane zbieramy

Dane, które podajesz samodzielnie

• Dane kontaktowe i identyfikacyjne: imię (i nazwisko), adres e-mail, numer telefonu, data urodzenia, rok lub lata, których ma dotyczyć rozliczenie.
• Dane o sytuacji podatkowej: okresy pracy, kwoty wynagrodzenia (LOON), pobranych zaliczek (LOONHEFFING), ulg, dane o sytuacji rodzinnej, które wpisujesz w kalkulatorze.
• Dokumenty podatkowe: wgrywane przez Ciebie pliki, w szczególności karta Jaaropgaaf. Dokument taki może zawierać m.in. Twój holenderski numer identyfikacji podatkowej (BSN / sofinummer), nazwę pracodawcy oraz szczegółowe dane o wynagrodzeniu i zaliczkach.
• Treść korespondencji i rozmów: wiadomości wysyłane do nas oraz rozmowy prowadzone z asystentem (czatem) w serwisie.

Dane zbierane automatycznie

• Dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, data i godzina wizyty.
• Dane z plików cookies i narzędzi analitycznych (zobacz sekcję 10).

4.Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679) w następujących celach:

• Wstępne oszacowanie zwrotu (kalkulator, analiza AI dokumentu) oraz kontakt zwrotny z wyceną - na podstawie Twojej zgody oraz w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. b RODO).
• Realizacja usługi rozliczenia podatku przez biuro BRZ, jeżeli się na nią zdecydujesz - w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obsługa zgłoszeń, zapytań i korespondencji - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest komunikacja z osobami zainteresowanymi usługą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym rozliczeń księgowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Statystyka, analityka i poprawa działania serwisu - na podstawie zgody na pliki cookies lub naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. a lub lit. f RODO).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5.Analiza dokumentów przez sztuczną inteligencję (AI)

W kalkulatorze udostępniamy opcjonalny tryb Analiza AI. Jeżeli z niego skorzystasz i wyrazisz na to zgodę, wgrany przez Ciebie dokument (np. Jaaropgaaf) zostaje przekazany do zewnętrznego dostawcy usług sztucznej inteligencji w celu automatycznego odczytania zawartych w nim danych (rok, pracodawca, kwoty wynagrodzenia, zaliczek i ulg) i przygotowania wstępnego szacunku zwrotu.

• Dostawca AI: korzystamy z usług jednego z wiodących, renomowanych dostawców technologii AI (m.in. takich jak Google, OpenAI, Anthropic czy Microsoft). Dostawca przetwarza dokument wyłącznie w celu jego analizy na nasze zlecenie.
• Lokalizacja przetwarzania: przetwarzanie może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (zobacz sekcję 7).
• Dobrowolność: skorzystanie z analizy AI jest w pełni dobrowolne. Zamiast wgrywać dokument, możesz wpisać dane ręcznie w formularzu lub skontaktować się z nami telefonicznie.
• Brak decyzji automatycznych: wynik analizy AI to wyłącznie wstępny, orientacyjny szacunek. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnych (art. 22 RODO). Ostateczną wycenę i rozliczenie zawsze weryfikuje człowiek (doradca biura BRZ).

6.Komu powierzamy dane

Twoje dane mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• Biuro BRZ (Biuro Rozliczeń Zagranicznych) - partner realizujący usługę rozliczenia podatku i wystawiający fakturę, jeżeli zdecydujesz się na rozliczenie.
• Dostawcy infrastruktury i hostingu - dostawcy serwerów, przechowywania plików oraz obsługi serwisu (m.in. Cloudflare).
• Dostawcy usług AI - w zakresie opisanym w sekcji 5.
• Dostawcy poczty e-mail i baz danych - obsługujący wysyłkę wiadomości oraz przechowywanie zgłoszeń.
• Dostawcy narzędzi analitycznych - m.in. Google (Google Tag Manager, Google Analytics).
• Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa - np. organy podatkowe lub administracji, gdy obowiązek taki wynika z przepisów.

Z dostawcami, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych zapewniające odpowiedni poziom ochrony.

7.Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy nasi dostawcy (w szczególności dostawcy usług AI, narzędzi analitycznych oraz infrastruktury) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, m.in. w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych dopuszczalnych mechanizmów. Możesz uzyskać od nas więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z nami.

8.Jak długo przechowujemy dane

• Dane ze zgłoszeń, które nie zakończyły się usługą - przez czas niezbędny do obsługi zapytania, a następnie do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż jest to uzasadnione.
• Dane związane z realizacją rozliczenia - przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady do 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek), oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Wgrane dokumenty (np. Jaaropgaaf) - przez czas niezbędny do przygotowania i realizacji usługi; na Twoje żądanie usuwamy je wcześniej, o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki prawne.
• Dane analityczne i z cookies - przez okres ważności danego pliku cookie lub do czasu cofnięcia zgody.

9.Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami w sposób wskazany w sekcji 2.

10.Pliki cookies i analityka

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii. Wyróżniamy:

• Cookies niezbędne - konieczne do prawidłowego działania serwisu; nie wymagają zgody.
• Cookies analityczne i statystyczne - pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z serwisu (m.in. Google Tag Manager, Google Analytics); używamy ich na podstawie Twojej zgody.

Ustawieniami plików cookies możesz zarządzać w swojej przeglądarce - możesz je blokować lub usuwać. Ograniczenie cookies może wpłynąć na część funkcji serwisu.

11.Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z poszczególnych funkcji: aby otrzymać wycenę i kontakt, potrzebujemy co najmniej Twojego adresu e-mail; aby zrealizować rozliczenie, biuro BRZ potrzebuje danych wymaganych przez przepisy podatkowe. Bez podania niezbędnych danych realizacja danej usługi może być niemożliwa.

12.Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą politykę, np. w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a datę ostatniej zmiany znajdziesz na jej początku. Zachęcamy do okresowego sprawdzania treści.